作为一种有效的书面通讯方式，通知旨在向公众通报各种事务和安排，例如：向员工通报各种商务安排、通知各种计划变更情况，以及公布各种需要员工遵守的规章制度等。总体来说，通知分为两种，一种是在特定范围内流通的通知，另外一种是贴在通知栏里的。通知的写法有特定的格式和原则。

一、Layout（写作格式）

总体来说，一份通知包含五个部分：

1． 标题：告诉读者通知的目的。一个好的标题能够让读者迅速了解通知的大概内容。

2． 主体：主体部分的开头一般不出现称呼，主要是通知的具体内容。

3． 发布者：发出通知的个人或单位。

4． 职位：发出通知人的职位或单位的名称。

二、Principles（写作原则）

1． 在整个通知的写作过程中食用言简意赅的标题。

2． 使用醒目的标题。

3． 主体部分使用完整句。

4． 用词和表达切忌冗余。

5． 在每部分之间都要留出空行。

6． 如有必要，可以采用大写、黑体、斜体或下划线等来强调或区分重要信息。

7． 尽量使通知简短。

三、Writing procedures（写作步骤）

第一步：明确写作任务，仔细阅读写作指示、明确写作目的和注意一些特殊的标记。

第二步：列出写作要点。列出通知上需要写作的要点，并安排好先生顺序。

第三步：写出通知。根据上文五个相应的写作格式和写作原则写出通知，用词力求言简意赅，并具有事务性风格，还要注意礼貌原则。

第四步：检查。查年信息是否完整，拼写、格式、用词是否准确得体。

下面就来看看一片规范的商务通知该怎么写：

To: All staff members
From: Managing Director
Subject: Retirement of Mr. James
Date: 21 July, 2004

As you will know, Mr. James, the Deputy Managing Director is retiring at the end of July after working for this company for 40 years.

     I am arranging a farewell dinner in his honor at the Royal Hotel on Friday, 27, July, at 7:30 p.m.. I hope that as many staff members as possible will attend to give Mr. James the warm farewell that he deserves: not only has he been a loyal member of our staff for so many years but in addition his friendliness and generous personality have endeared him to all those with whom he has worked.

     Mr. Parry is making a collection for a parting gift to Mr. James and I hope you will all make a generous contribution.

此例是总经理致全体员工的便函。笺头部分按受函人、致函人、事由和日期从上至下的顺序，写得非常清楚、自然得体。通知内容分为三段，第一段讲明一位工作多年的老员工即将退休；第二段简述为欢送这位受人尊敬的员工所作的安排；第三段提到准备礼物的事情。
在段与段之间空了一行，全文看起来段落清楚、易于阅读并抓住了要点。